"De programma coördinator moet het verbeterprogramma breed geïmplementeerd krijgen, zorgdragen voor een goede voorbereiding van de stuurgroep en tijdig signaleren/bijsturen bij eventuele knelpunten. Hierbij hoort ook het initiëren van nieuwe initiatieven, agenderen van inhoudelijke ontwikkelingen en doen van voorstellen tbv het versterken van externe en interne samenwerkingsverbanden. De programmacoördinator legt over de voortgang van de implementatie van het verbeterprogramma verantwoording af aan de directeur."
Interessante discussie vrijdag. In een programma maak je mooie plannen, voortgangsrapportages en dat soort dingen. Beslissen doen mensen op gevoel en misschien wel onbewust. Dat zijn die documenten toch overbodig? Dat was de prikkelende stelling.
Gisteren sprak ik met een afdelingshoofd die beter projecten wil kiezen. Ze hebben een procedure ontworpen die op 1 april een hele verzameling projectvoorstellen oplevert. Daarna worden de voorstellen bekeken op nut en noodzaak, financiering en capaciteit. Na concretisering van de kansrijkste voorstellen zullen deze volgend jaar uitgevoerd gaan worden. Enigzins verrast concludeerde het afdelingshoofd: "Ik ben afhankelijk van de ingediende voorstellen voor de realisatie van mijn strategie."
Onlangs had ik een discussie met zob'n 15 programmamanagers over de gewenste afstand tussen programmamanager en opdrachtgever. Verschillende deelnemers constateerden dat zij eigenlijk een soort loopjongen van de opdrachtgever waren. Het komt vaak voor, vooral bij overheden, dat deze in de stuurgroep en in het programmateam zit. Het lijkt mij goed dat de opdratgever betrokken is. Maar te weinig afstand baat niet alle voordelen van programmamanager uit. Volgens mij is een “slaafse” programmamanager in veel gevallen niet degeen die op langere termijn voor het programma effectief is.
Deze week met enkele programmamanagers van de politie gesproken. We hadden een zeer levendige discussie over de evaluatie van het Finec-programma. Ook bij hen wordt alsmaar duidelijker dat ze niet alleen maar leveranciers van spulletjes zijn. Zij staan duidelijk aan de lat voor het realiseren van daadwerkelijke verbeteringen in het politiewerk. Dat betekent voor hen aanwijsbare verbeteringen in de gedragingen van politiemensen, op elk niveau. "Wat is dan nog het verschil met verandermanagers?", vroeg één van hen. Dat verschil is er mijns inziens nauwelijks.
Vandaag heb ik tijdens een seminar van klimaat coördinatoren een frappant, maar waar gebeurd verhaal gehoord. In een gemeente heeft de stuurgroep van een programma zichzelf opgeheven. Een merkwaardige gang van zaken. De stuurgroep bestond uit twee directeuren en een wethouder. De programma coördinator had de groep ingericht om de besluitvorming rond het programma te garanderen alsmede de voortgang te bewaken.
Gisteren met een directieteam over omgevingsmanagement en programma's gesproken. Twee eye openers voor de directie: kunnen we zelf wel puntig en inspirerend het doel van het programma onder woorden brengen en vragen we niet teveel van een programmamanager? Twee openhartige vragen die wel essentieel zijn voor het succes van programma's.
Met een directeam de hele dag (en er volgen er nog twee!) bezig geweest met programmamanagement. Net als in een vorig log denk ik dat dat veel zegt over de motivatie van de directie om serieus met programma's bezig te zijn als je daar drie kostbare dagen voor over hebt. Onder andere kwamen wij te spreken over de neiging van managers om vinkjes te zetten en kordaat besluiten te nemen. De managers willen maar al te graag een duidelijk voorstel van de programmamanager waar ze een klap op kunnen geven en met een goed gevoel naar het volgende agendapunt overstappen.
Vandaag met twee opdrachtgevers van programma's gesproken over de betekenis van programmasturing. Zij hadden zelfs twee uur beschikbaar, terwijl er zeker ook allerlei andere belangrijke, en wellicht urgentere zaken rond bezuinigingen en kabinetsformatie te bespreken waren. Dat je die tijd er voor over hebt, is op zich een belangrijk teken dat een organisatie echt wat wil met programma's en programmasturing. Oorspronkelijk was deze organisatie met programma's begonnen om de samenwerking van hun uitvoeringsorganisatie met andere organisaties in de beleidsketen sterk te verbeteren.
"We staan op een T-kruising in dit programma. We kunnen alleen maar links of rechts, gewoon doorgaan is er niet bij." Dat was een mooi beeld van een opdrachtgever, nadat wij onze conclusies van een reviewrapport hadden besproken.
Met de nieuwe app van Twynstra Gudde vinden managers praktische informatie in de vorm van teksten en videofragmenten die ze kunnen gebruiken in hun dagelijkse werk. Download in iTunes
