De voorstellen van de ambtenaren zijn er. Nu gaat het erom deze om te zetten in realistische programma's. Naar mijn idee kan een business case per programma daar enorm bij helpen. Een business case is bedoeld ter ondersteuning van de besluitvorming door de opdrachtgever. Met enkele collega's hebben wij onlangs een pittige discussie gehad over de kenmerken van de business case voor programma's. Wat blijkt? Deze klinkt heel financieel, maar hangt van intelligente aannames aan elkaar. Een econoom: "Geld is ook maar gestolde tijd."
Minimale eisen business case
Wij zijn het erover eens dat een business case minimaal moet bevatten:
Motivatie: hierin het antwoord op de vraag:”waarom moet dit programma worden uitgevoerd? Benefits: Hier worden de verwachte voordelen en besparingen die met het programma kunnen worden behaald beschreven, inclusief de bijbehorende financiële schatting. De voordelen dienen als volgt te worden gedefinieerd: meetbare cijfers bij aanvang en meetbare cijfers als het eindproduct in gebruik is genomen. Kosten en tijdspad: Dit zijn de geschatte ontwikkel- en operationele kosten van het programma en de verwachte einddatum. Aannames: de expliciete aannames die gehanteerd worden voor opbrengsten en kostenberekeningen. Risico's: welke risico’s zijn er, hoe ernstig is het als een risico optreedt en hoe groot is de kans dat het optreedt? En dan natuurlijk de vraag welke acties eventueel te ondernemen zijn (accepteren, voorkomen en afdekken door noodmaatregelen te treffen).
Een discussie daarbij is wel in hoeverre de business case nog alternatieven uitwerkt. Dat hangt volgens ons af van het stadium waarin het programma verkeert. In ieder geval is per programma één optie uitgewerkt, met een korte uitleg waarom niets doen een slechtere optie is.
Opbrengsten overheersen
Inderdaad zitten daar opbrengsten en kosten bij. Maar om die te benaderen moet je aannames doen, vooral over de opbrengsten. Je weet bijvoorbeeld nooit zeker of bedrijven zich gaan vestigen op een nog te ontwikkelen bedrijventerrein. Op basis van economische, demografische en sociale scenario's en trends neem je aan de stijging van het aantal werknemers x is en de vraag naar milieuvriendelijke bedrijfsgebouwen y. Op deze manier opbrengsten en kosten schatten is werk dat je aan het begin van een programma moet doen. Het is het expliciet maken van veronderstellingen en risico's. Niet om alles beheersbaar te maken, maar om bewust negatieve effecten mee te nemen omdat de positieve ervan overheersen.
Minister bepaalt
De business case faciliteert de besluitvorming door minister of wethouder. Deze bepaalt uiteindelijk of het de moeite waard is 700 miljoen euro te investeren in bijvoorbeeld telewerken, zodat de besparingen over 5 jaar 3,5 miljard opleveren. Een dergelijke benadering is confronterend voor gemakkelijke oplossingen: het samenvoegen van provincies of waterschappen levert volgens een ambtelijke werkgroep ongeveer 400 miljoen op. O ja, onder welke aannames dan? En zijn alle kosten reëel in beeld gebracht? Het vervelende is namelijk dat de opbrengsten worden overschat en de kosten stelselmatig onderschat.
Toch zullen we deze exercitie moeten doen. Anders zal achteraf blijken dat we wel de kosten (in tweevoud) hebben gemaakt en niet de opbrengsten hebben gerealiseerd.
Reacties