De start van een 'project' vraagt om duidelijkheid

Deze keer gaat mijn weblog over mijn onmacht om een vraag echt goed helder te krijgen. Het betreft een gesprek over het introduceren van projectmatig werken in een (gemeentelijke) organisatie. Meestal komen de opdrachtgever en ik al pratend er wel uit wat nodig is, maar soms komen we er samen niet echt uit, lukt het niet om een echt gesprek te voeren, zoals wat me een paar dagen gelden overkwam.

Als adviseur en trainer projectmanagement mag ik vaak bij organisaties komen met mooie vragen rondom het verbeteren van projectmatig werken in hun organisatie. Meestal kom ik bij de grotere organisaties en soms bij de wat kleinere. Elke type organisatie heeft zo z’n charmes. Laat ik eerlijk zijn, ongeacht de omvang van de organisatie, bij voorkeur praat ik met eindverantwoordelijke managers, want dan kun je het best inschatten wat ze echt willen en kunnen. Maar niet altijd lukt dat zoals de afgelopen keer.

Een organisatie met ambities

Ik zat bij de drie leden van de projectgroep die zich bezig hield met de invoering van projectmatig werken. Ze hadden een concrete opdracht. In de notitie die ze me gaven stond:
- Vanaf 1 januari 2013 wordt er projectmatig gewerkt in de gemeentelijke organisatie
- Er is een opleidingsplan projectmatig werken
- Er is een oriëntatie op hulmiddelen
- Er is een handleiding voor projectmatige werkzaamheden
- Er is een lijst met vaardigheden opgesteld waaraan projectleiders (en projectmedewerkers) moeten voldoen
- Projectleiders en medewerkers zijn opgeleid om projectmatig te werken.

Vanaf 1 januari 2013 wordt er projectmatig gewerkt

Op zich zijn de bovenstaande doelen best duidelijk, maar zijn ze wel reëel? De leden van de projectgroep zijn werkzaam in een gemeente met zo’n honderd (deels parttime werkende) medewerkers. Een groot deel van het werk in een doorsnee gemeente is volgens mij routinematig van aard. Wat beoogt men dan met de uitspraak ‘Vanaf 1 januari 2013 wordt er projectmatig gewerkt in de gemeentelijke organisatie’. Gaan bijvoorbeeld de vergunningverleners dat vanaf 1 januari projectmatig doen; worden aanvragen voor paspoorten vanaf 1 januari 9.00 uur projectmatig uitgevoerd; wordt het gemeentelijke plantsoen projectmatig onderhouden?

De projectgroep kon me niet een echt goed antwoord hierop geven. Daarbij hadden ze (zoals gaandeweg bleek) een concrete opdracht: kies uit drie bureaus één bureau dat er voor zorgt dat de we per 1 januari projectmatig werken. Zo'n opdracht maakt dat de gesprekspartners echt open stonden voor een ‘goed’ gesprek.

Leidt de helft van de organisatie op

Mijn verwarring werd nog groter. Men verwacht zo’n veertig tot vijftig medewerkers op te moeten leiden. De meeste van de ‘projecten’ worden nu door de negen leidinggevenden geleid. Maar of dat zo blijft hangt af van de keuzes die nog gemaakt moeten worden over de organisatiestructuur. Zo is het ook niet duidelijk of men een pool van projectleiders gaat vormen, of dat er per afdeling diverse (in mijn woorden) deeltijd projectleiders komen. Veertig tot vijftig mensen is veel. Maar als niet duidelijk is wie de projectleiders gaan worden, dan valt er weinig op te leiden. De eerste regel bij goed projectmatig werken is immers dat de uitgangssituatie duidelijk moet zijn en dat de organisatie een aantal keuzes heeft gemaakt die richtinggevend zijn voor de opdrachtnemer!

Maak een handleiding

En dan hun vraag naar een handleiding. Volgens mij heeft het samenstellen van handleiding pas enig nut als men ervaring heeft opgedaan met projectmatig werken. En bij voorkeur moet zo’n handleiding gemaakt worden door de betrokkenen en niet door een adviseur. Het moet in ieder geval een coproductie zijn om zo de acceptatie zo groot mogelijk te laten zijn, maar ook om zo specifiek op de taal en procedures van de organisatie in te spelen. Anders kan net zo een exemplaar van mijn boek ‘Projectmatig werken bij de hand – handreikingen voor de deeltijd projectleiders’ voor dertig euro worden aangeschaft, want daarin staan de stappen die gezet moeten worden om een project te starten en te managen.

Geef een lijst met vaardigheden

Ze willen ook dat de adviseur een lijst met vaardigheden opstelt waaraan projectleiders (en projectmedewerkers) moeten voldoen.  Ook hier geldt dat er eerst duidelijkheid moet zijn of het gaat over full time projectleiders of deeltijd projectleiders. En die vraag is immers nog niet beantwoord door het management.
Maar deze vraag is verder theoretisch eenvoudig te beantwoorden. Er is immers een goed boek waarin de competenties beschreven staan. In het boek de ‘Nederlandse Competence Baseline (ICB)'  staat een korte beschrijving van de inhoud van het vak projectmanagement en staat waarvan een projectmanager iets moet weten. De ICB omvat 42 kennis-/ervaringscompetenties, 10 algemene en 8 persoonlijke attitudes.

Vanaf 1 januari 2013 wordt er effectief samengewerkt

Oh ja, ze hadden ook nog een tweede vraag voor me, of ik ook een voorstel kon doen voor het effectief samenwerken in de gemeente: (1) Vanaf 1 januari 2013 wordt er effectief samengewerkt in de gemeentelijke organisatie (2) er is een lijst met handvatten opgesteld voor effectief samenwerken en (3) we benoemen samenwerkingsvaardigheden (gedrag) en hulpmiddelen voor effectief samenwerken en (4) de medewerkers zijn getraind om effectief samen te werken. De aandachtige lezer snapt denk ik wel dat ik ook met deze vraag geen raad weet, want in het gesprek werd niet duidelijk wat er nu niet goed gaat en aan welke vaardigheden men denkt. Daar valt geen plan voor te schrijven, denk ik.

Verward ging ik huiswaarts

Verward heb ik het Gemeentehuis in het pittoreske dorp verlaten. Het was goed om het gevoel te hebben dat veel projectleiders zo vaak hebben bij het ontvangen van de projectopdracht. Veel is onduidelijk en veel is niet bespreekbaar. En toch wordt verwacht dat je met iets komt en niet te moeilijk doet. Want de gelegeerde opdrachtgever heeft ook geen antwoord op alle vragen (en wil ook niet te veel gedoe, want hij heeft ook een opdracht gekregen om iets op te leveren). En in de overheidswereld zit achter de ambtelijke opdrachtgever ook nog vaak een bestuurlijke opdrachtgever. En die wil (denk ik) in dit geval dat er per 1 januari ‘projectmatig gewerkt wordt’, en dat er ‘vanaf 1 januari 2013 effectief wordt samengewerkt’, (wat dat ook mag betekenen). Verschillende doelen, wellicht met enige samenhang. Maar het is nog ver weg van een helder resultaat. En een plan kan pas geschreven worden als het resultaat helder is (les 1 van projectmatig werken).