Gisteren heb ik samen met collega Theo van der Tak zo’n dertig 1-minuut filmpjes gemaakt over project- en programmamanagement. In één van de filmpjes hebben we het over de overeenkomsten tussen projecten en programma’s. Graag zou ik hier de link naar het filmpje opnemen. Maar we hebben de opnamen met professionele apparatuur gemaakt (en niet met de iPhone) en er moeten per opname nog wat tussenshots gemonteerd worden. Perfectie vraagt een tol, als het maar mooi wordt is het de moeite waard.
Terug naar de overeenkomsten tussen projecten programma’s (meestal hebben we het over de verschillen tussen deze twee werkvormen, en die zijn er legio, maar nu dus aandacht voor de overeenkomsten.
Het belang van de opdrachtgever
De eerste overeenkomst is dat het programma of het project niet bestaat ter meerdere eer en glorie van het team dat er aan werkt. Maar er is altijd sprake van een betrokken opdrachtgever (en bij programma's soms sprake van meerdere opdrachtgevers). Let op het woord 'betrokken'opdrachtgever. Als de opdrachtgever niet gedurende de looptijd betrokken blijft, dan is het de vraag voor wie men aan het werk is....
Tijdelijkheid
Beide werkvormen worden gekenmerkt door tijdelijkheid. Bij een project is het einde scherp te formuleren. Het project is gereed wanneer het beloofde product (resultaat, deliverable) is opgeleverd. Daarna is de opdrachtgever aan de beurt om de doelen te oogsten. Bij een programma is het eind geformuleerd in termen van de te behalen of na te streven doelen. Zolang de doelen niet behaald zijn is het programma niet afgelopen. Vaak formuleert men een einddatum, maar die is in meer of mindere mate dwingend. Zo was ik ooit terzijde betrokken bij een energie besparingsprogramma dat drie jaar zou lopen. Maar de beoogde doelen werden al na twee jaar gerealiseerd, en daarmee stopte het programma, een jaar eerder dan gepland.
Streven naar een speciefiek doel of resultaat
Zoals als bovenstaande blijkt, zijn programma’s en projecten gericht op een eindsituatie, ze streven iets unieks na. Dat is bij een programma geformuleerd als een doel en bij een project als een resultaat.
Het is niet op te lossen in de lijn
Het woord is hiervoor al gevallen, maar programma en project zijn alle twee uniek, vallen buiten de routines van een organisatie. Ze zijn bedoelt om een vraagstuk aan te pakken dat niet in de bestaande lijn opgelost kan worden.
Los van de bestaande hierarchie
Projecten en programma’s trekken zich ook niets aan van de bestaande hiërarchie. Deze is immers ongeschikt gebleken voor het vraagstuk (anders was er wel gekozen voor de gemakkelijke weg van de bestaande werkverhoudingen). Dit kenmerk maakt wel dat organisaties (en in het bijzonder managers en stafafdelingen) vaak niet blij worden van projecten en programma’s. De zorgvuldig opgebouwde procedures en systemen, de gaandeweg ontwikkelde sociale infrastructuur wordt door een de nieuwe en tijdelijke organisatie verstoord.
Een uniek team
Tenslotte is er voor een programma of een project een uniek samengesteld team nodig. En samenwerken doen deze teams nooit in één keer. Het vergt tijd om mensen met elkaar te laten samenwerken. Er moet gaandeweg duidelijkheid komen over elkaar sterktes en zwaktes, over teamrollen die elkaar aanvullen of elkaar juist in de weg zitten. Het moet ook duidelijk worden hoe met conflicten wordt omgegaan, wanneer deze geëscaleerd mogen worden en wanneer men er samen uit moet zien te komen.
Reacties