In het vorige weblog had ik over de resultaatgerichtheid die zo kenmerkend is voor een project. Nu vroeg iemand mij wat er nu zo erg aan is als het resultaat/product/deliverable niet bekend is of heel globaal geformuleerd is.
Mijn stelling is dat je alleen kunt sturen-managen-plannen op een resultaat en niet kunt sturen op een doel. Je kunt namelijk niet van te voren zeggen welke werkzaamheden er noodzakelijkerwijs uitgevoerd moeten worden om het doel te bereiken. Je kunt niet precies zeggen hoeveel tijd er nodig is om dat (onbekende) werk uit te voeren en wat de kosten zullen zijn om het (onbekende) iets op te leveren en in stand te houden. Maar je kunt ook niet beredeneren wie of wat je wanneer nodig hebt om het werk uit te voeren.
Zolang je alleen het doel weet, kan er alleen improviserend gewerkt worden. Met improviserend werken is niks mis. Je weet alleen niet 'wat er aan het klaar is als het klaar is'. Je weet niet hoe lang het gaat duren en je weet ook niet of je dichter bij het behalen van je doel komt.
Claimen in plaats van plannen en begroten
Veel projectleiders lossen dit gebrek aan inzicht op door mensen te 'claimen' of in te plannen voor twee dagen in de week gedurende de looptijd van het 'project'. Als men geen idee heeft welk werk uitgevoerd moet worden, dan is de enige oplossing mensen beschikbaar hebben en gaandeweg bedenken wat ze gaan doen. Hetzelfde geldt voor de kosten die je niet kunt uitrekenen (oplossing: reserveer een som geld en zie gaandeweg wel hoe veel er echt nodig is), je kunt ook niet bepalen welke bevoegdheden je nodig hebt, enzovoort.
Een project met enkel een doel is geen project
Nu is er veel verwarring over het verschil tussen doel en resultaat / product/ deliverable. Zo stond in een projectplan van een gemeente het volgende projectresultaat: ‘350 kinderen maken kennis met diverse sporten’. Volgens mij is dit geen resultaat maar een doel. Het is geen resultaat want het is onduidelijk wat er aan het einde van het project klaar is, wat er opgeleverd wordt. Er is wél duidelijk wat het doel of anders gezegd, wat de gewenste situatie is: kinderen die kennis hebben gemaakt met diverse sporten.
Pas als het resultaat bekend is, kan het werk geïnventariseerd worden
Nu is het volgens mij niet mogelijk om te bepalen welke werkzaamheden nodig zijn om het doel te behalen. Het is onduidelijk wat de oplossingsrichting is waarin het gezocht moet worden. Levert het project een georganiseerde sportdag op, of een video met beelden van 10 sporten, of een boek met interviews met 10 topsporters of een game waarin je sportspelletjes speelt?
Omdat in dit voorbeeld van sport het resultaat/product onduidelijk is wat aan het einde wordt opgeleverd, kan er ook geen overzicht gemaakt worden van de werkzaamheden die in het project uitgevoerd moeten worden.
De projectleider zonder plan klaagt
The captain who is sailing without a plan is always complaining about the wind. Vrij vertaald naar een project: De projectmanager die niet weet wat er opgeleverd gaat worden aan het eind van het project klaagt voortdurend dat er geen voortgang wordt gemaakt in de uitvoering van werkzaamheden.
Moraal: Planmatig werken en managen is eigenlijk niet mogelijk zolang het op te leveren resultaat onbekend is. Je kunt dan niets zeggen over het benodigde werk (want waarom zou je bepaalde werkzaamheden wel en andere niet uitvoeren, de toetssteen voor het benodigde werk is immers het resultaat). Voor een video voer je immers ander werk uit dan voor een georganiseerde sportdag. Je kunt ook de doorlooptijd niet calculeren en je kunt ook niet berekenen hoeveel tijd de verschillende medewerkers nodig hebben om het (onbekende) werk uit te voeren.
Reacties