Weblog Rudy Kor

Het Stedelijk Museum Amsterdam en gedoe

Vrijdag stond er weer een leerzaam stukje in de krant over het managen van een groot project. Deze keer over het Stedelijk Museum van Amsterdam. Voormalig lid van de Raad van Toezicht van het Stedelijk, Hans Andersson, moppert in de VK van 26/02 over de gang van zaken bij dit project.

Het Stedelijk is sinds 2003 gesloten en is niet zoals gepland in december 2009 open gegaan. Naar het zich laat aanzien gaat het pas open in maart 2010 (en Andersson gaat er vanuit dat het wel begin 2011 zal worden. Afgelopen zaterdag liep ik langs de bouwput en kan me Andersson zijn twijfel wel voorstellen. Er moet buiten nog heel wat afgebouwd worden, en dan hebben we het nog niet eens over het binnenwerk.

 
Volgens de wethouder wordt de vertraging nu veroorzaakt door het systeem voor de klimaatbeheersing. Mij verbaast de (matige) kwaliteit van het excuus van de wethouder. Er zijn zo ver ik weet geen nieuwe ontwikkelingen opgetreden in de wereld van klimaatbeheersingssystemen. Dus had in 2003 al bekend kunnen zijn dat het inregelen tijd kost. Waarom niet gewoon eerlijk zeggen waardoor de uitloop wordt veroorzaakt.

Reizen met de Thalys als (non)belevenis

Regelmatig besteed ik in mijn weblog aandacht aan de beleveniseconomie .Ik geloof dat we van een service economie bewegen in de richting van een belevenis economie. En dit had een positief stukje moeten worden over de geneugten van het reizen per trein. Om precies te zijn, over reizen met de Thalys van Amsterdam naar Parijs waar ik maandagochtend voor een zakelijk gesprek moest zijn.

Op de heenreis kon ik als eerste klas passagier in een goed verzorgde lounge op kosten van mijnheer Spoor wachten en iets drinken. Verder waren de aanwijzingen op de borden duidelijk, waren er meertalige omroepberichten die ons vertelden wat er ging gebeuren en de maaltijd in de trein was voedzaam. Het was de 110 euro wel waard, helemaal omdat je vier uur later al in Parijs bent. De spoorwegen hadden iets geleerd over het creëren van een positieve belevenis.

Maar helaas werden de verwachtingen in Parijs voor de terugreis niet waargemaakt. In Parijs werd het oeroude spoorgedrag weer merkbaar.

Het nut van een resultaatbeschrijving

In het vorige weblog had ik over de resultaatgerichtheid die zo kenmerkend is voor een project. Nu vroeg iemand mij wat er nu zo erg aan is als het resultaat/product/deliverable niet bekend is of heel globaal geformuleerd is.

Mijn stelling is dat je alleen kunt sturen-managen-plannen op een resultaat en niet kunt sturen op een doel. Je kunt namelijk niet van te voren zeggen welke werkzaamheden er noodzakelijkerwijs uitgevoerd moeten worden om het doel te bereiken. Je kunt niet precies zeggen hoeveel tijd er nodig is om dat (onbekende) werk uit te voeren en wat de kosten zullen zijn om het (onbekende) iets op te leveren en in stand te houden. Maar je kunt ook niet beredeneren wie of wat je wanneer nodig hebt om het werk uit te voeren.

Zolang je alleen het doel weet, kan er alleen improviserend gewerkt worden. Met improviserend werken is niks mis. Je weet alleen niet 'wat er aan het klaar is als het klaar is'. Je weet niet hoe lang het gaat duren en je weet ook niet of je dichter bij het behalen van je doel komt.

Claimen in plaats van plannen en begroten

Veel projectleiders lossen dit gebrek aan inzicht op door mensen te 'claimen' of in te plannen voor twee dagen in de week gedurende de looptijd van het 'project'. Als men geen idee heeft welk werk uitgevoerd moet worden, dan is de enige oplossing mensen beschikbaar hebben en gaandeweg bedenken wat ze gaan doen. Hetzelfde geldt voor de kosten die je niet kunt uitrekenen (oplossing: reserveer een som geld en zie gaandeweg wel hoe veel  er echt nodig is), je kunt ook niet bepalen welke bevoegdheden je nodig hebt, enzovoort.

Projectresultaten helpen het doel te behalen

In de meeste boeken over projectmanagement staat dat een project resultaatgericht is. Maar wat ze bedoelen met ‘resultaat’ is niet altijd even helder en eenduidig. Veel mensen weten vagelijk wel het verschil tussen doel en resultaat, maar echt duidelijk is het voor de meesten niet, zoals ik deze week merkte toen ik hierover in gesprek was met een aantal projectmanagers.

We kwamen in een heftig debat terecht naar aanleiding van de stelling van de projectmanagers dat hun projectresultaat: 'Op 01-07-2010 moet het aantal geregistreeerde telefonische klachten lager zijn dan op 01-01-2010', echt een projectresultaat is.Volgens mij is het echter een doel.

Bij een project staat centraal het beantwoorden van de vraag 'wat er klaar is als het klaar is', aangeduid als projectresultaat, product of deliverable. Een doel daartegenover is het beantwoorden van de vraag 'wat de gewenste situatie is'.Laat ik hieronder uiteleggen waar volgens mij de verschillen liggen tussen doel en resultaat.

Gladwell over de selectie van leiders

In een vorig weblog had ik het over de kracht van het onbewuste zoals Gladwell er in zijn boek Intuitie over schrijft. Ik was verbaasd wat hij schrijft over de vreemde (a-selecte) samenstelling van leiders in Amerika. De selectie van leiders vindt veel minder rationeel plaats dan meestal wordt aangenomen. Uit onderzoek blijkt dat klein zijn een handicap is als je (in de USA?) leider wilt worden.

Maar voordat ik daar op in ga, besteed ik een paar regels aan de manier hoe onze hersenen informatie verwerken. Of anders gezegd, hoe onze hersenen door middel van 'selectieve informatiereductie' snel denkwerk mogelijk maken.

Projecten in het nieuws - Museumparkgarage

Bij mijn serie van 'projecten in het nieuws' ontbrak onterecht de Museumparkgarage. Dit Rotterdamse project wordt al jaren achtervolgd door tegenslagen. In 2005 wordt de eerste paal geslagen voor de garage, die 54,2 mlj euro zou gaan kosten. Twee jaar later wordt het budget opgehoogd naar 103,4 milj euro.

In de enquêtecommissie die onderzoek doet naar het waarom van de overschrijding zegt gemeentesecretaris van Gils dat zowel voor als na het slaan van de eerste paal, in 2005, binnen het college niet goed was afgesproken wie bestuurlijk de kar trok voor dit project. „De verantwoordelijkheden waren in het college niet precies afgepaald”, liet Van Gils de onderzoekscommissie weten. Hij sprak over „de merkwaardige situatie” dat geen van de stadsbestuurders destijds de eindverantwoordelijkheid voor zich opeiste. (onderzoeks rapport ASR)

85% zekerheid dat het budget niet wordt overschreden

Naar aanleiding van het onderzoek belooft de wethouder dat er "voortdurende voortgangscontroles en centrale sturing" zal zijn. Blijkbaar heeft die 'voortdurende'sturing niet veel opgeleverd, want wethouder Vervat melde in januari in een raadsvergadering eind 2009 weer een nieuwe kosten overschrijding, deze keer 5 miljoen euro. Niet alleen de raad was verrast, ook de werhouder erkende dat deze overschrijding ook voor hem een verrassing was.

Deze garage gaat mogelijk nog meer kosten dan de nu bekende 108,4 miljoen euro. De gemeente kan namelijk niet garanderen dat het bij dat bedrag blijft. Of zoals de directeur van Gemeentewerken (in In Cobouw geciteerd) zegt: "Er is is 85 procent zekerheid dat het budget niet wordt overschreden."