De afgelopen week heb ik een paar keer werkbijeenkomsten verzorgd voor opdrachtgevers van projecten. Steeds vaker onderkennen opdrachtgevers dat ze een bepalende rol spelen bij het realiseren van projecten. Maar veel veel opdrachtgevers doen maar wat, staan niet uitgebreid stil bij wat ze moeten doen en laten!
De opdrachtgever gedraagt zich soms als slachtoffer
Zo stond vorig jaar de afscheidsbrief van een wethouder aan de Raad (in Trouw), waarin hij uitlegt waarom hij als opdrachtgever van een verbouwingsproject (dat 4 miljoen euro budget overschreiding had) opstapt: “Ik ben niet in staat gesteld om in dit proces op het juiste moment de regie te voeren en sturing te geven. Er is fout op fout gestapeld, niet alleen zijn er, in een vroeg stadium al, forse overschrijdingen geweest, ook is het projectmanagement in gebreke gebleven bij het informeren van het hogere management, de portefeuillehouder en het college. Zo beschouwd is mij dit overkomen.“
Deze opdrachtgever ziet zich als slachtoffer, in plaats van zich zelf de schuld te geven over zijn eigen laksheid (en ik denk dat hij niet de enig opdrachtgever is die zich als slachtoffer beschouwt in plaats van een verantwoordelijk actieve betrokken functionaris).
De opdrachtgever is bepalend voor het projectsucces
Er gaan volgens mij meer projecten mis omdat ze een verkeerde of slecht functionerende opdrachtgever hebben, dan door het een slecht functionerende projectleider. Al is het alleen al omdat deze laatste makkelijker te vervangen is. Het is ook de opdrachtgever die de projectleider selecteert. Deze laatste zorgt voor de uitvoering van alle werkzaamheden die nodig zijn om het met de opdrachtgever overeengekomen projectresultaat te realiseren.
De opdrachtgever zorgt voor de middelen
Kiezen voor een project en voor een projectmatige benadering betekent dat het werk voor de opdrachtgever pas begint! Noch de doelen en/of resultaten, noch het daartoe benodigde werk zijn immers van tevoren precies bekend. Verder zijn er nog veel keuzen te maken (over het programma van eisen, over het ontwerp enzovoort) gedurende het verloop van het project. En omdat ‘het’ niet normaal, niet gebruikelijk is voor alle betrokken partijen, moeten middelen zoals geld, capaciteit, tijd en ruimte tot op zekere hoogte worden afgedwongen door iemand die daartoe bevoegd is: de opdrachtgever."
De opdrachtgever blijft betrokken
Van de opdrachtgever wordt verwacht dat hij betrokken blijft bij het project gedurende de looptijd. Dit houdt in het geven van sturing door - tijdig - die beslissingen te nemen, dan wel die keuzen te maken die nodig zijn voor de goede voortgang van het project.
De opdrachtgever is dus méér dan een -initiator of financier. Hij moet ervoor zorgen dat de projectleider (in zijn rol als opdrachtnemer) het werk kan (laten) uitvoeren. Tevens moet hij op gezette tijden kiezen - of ervoor zorgen dat gekozen wordt - voor stoppen, bijsturen of doorgaan. En uiteindelijk moet hij het opgeleverde resultaat accepteren en in beheer nemen.
Reacties