Het digitale ziekenhuis

Waarom is organisatie een succesfactor bij een ERP-software implementatie?

In mijn vorige weblog (http://www.twynstraguddeblog.nl/hetdigitaleziekenhuis/2011/11/succesvolle-erp-in-de-zorg.html) heb ik de doelstellingen om voor ERP te kiezen weergegeven. Één van de doelstellingen is het ondersteunen van organisatorische veranderingen en een bedrijfsbrede visie. De belofte van ERP is dat als een zorginstelling haar bedrijfsvoeringsprocessen in ERP onderbrengt, het flexibeler in staat is om op toekomstige organisatorische veranderingen in te spelen.

Standaardisatie van werkwijzen.

Hier zit een tegenstrijdigheid. Het vastleggen van de bedrijfsvoeringsprocessen in ERP vraagt om standaardisatie van de werkwijzen. Je zet daardoor de werkwijzen vast. Het standaardiseren van werkprocessen is volgens Mintzberg een coördinatiemechanisme waarbij medewerkers weinig vrijheid hebben om veranderingen in de bedrijfsvoeringsprocessen aan te brengen. En dit terwijl de situatie waarin zorginstellingen zich bevinden complexer aan het worden is. De veranderingen in de zorg en binnen zorginstellingen volgen elkaar in snel tempo op.

Het kiezen van het leidende coördinatiemechanisme.

Op internet is een schema (http://www.gertjanschop.com/modellen/co_rdinatiemechanismen_mintzberg.html) te vinden waarin de coördinatiemechanismen van Mintzberg staan weergegeven. Dit schema geeft weer dat als de complexiteit van het bedrijfsvoeringsproces hoger wordt, het coördinatiemechanisme Standaardisatie van resultaten/output beter past. Burger, Caluwé en Jansen (2010) geven aan dat verandering door standaardisatie van resultaten een dieper niveau van de persoonsverandering raakt. Veranderingen beklijven meer en personen zijn meer geneigd om te veranderen.

Business Process Redesign.

Hammer en Champy (1993) beschrijven dat Business Process Redesign de bureaucratie vermindert en de organisatie flexibeler maakt. Volgens Hammer en Champy zouden bedrijfsprocessen de basis moeten vormen voor de organisatiestructurering. Er moeten zo min mogelijk verschillende afdelingen en mensen aan een product of dienst werken, omdat dit de vraag naar coördinatie versterkt.

Invalshoeken combineren.

Bovenstaande invalshoeken geven weer dat het bij een ERP-software implementatie de kunst is om Business Process Redesign toe te passen, met oog voor het na te streven coördinatiemechanisme en de beoogde verandering op groeps- en persoonsniveau. Een zorginstelling is dan met haar bedrijfsvoeringsprocessen in ERP flexibeler in staat is om op toekomstige organisatorische veranderingen in te spelen.

Gehanteerde literatuur:

Yvonne Burger, Léon de Caluwé, Paul Jansen, Mensen veranderen, Waarom, wanneer en hoe mensen (niet) veranderen, Kluwer, Deventer, 2010.

Hammer, M., & Champy, J., Reengineering the corporation: A manifesto for business revolution. New York: HarperBusiness, 1993.

Henry Mintzberg, Organisatiestructuren, Pearson Education Uitgeverij, 2006. 

 

Waarom is de groep een succesfactor bij een ERP-software implementatie?

Bij een ERP-software implementatie worden de werkwijzen aangepast in groepen en afdelingen. Dit is zowel binnen de afdelingen inkoop, facilitair, financieel en HRM, als binnen de ICT-afdeling. Kenmerken van afdelingen en groepen zijn dat deze top down gecreëerd en ingericht zijn om een taak te verrichten. In een groep werken mensen nauw met elkaar samen. Als de groep hechter is, dan hechten de groepsleden meer aan een unanieme mening (bron Wikipedia: http://nl.wikipedia.org/wiki/Groepsdenken). Deze unanimiteit wordt belangrijker geacht dan een kritische rationele mening. Burger, Caluwé en Jansen (2010) stellen dat groepen hechter worden als de externe druk hoog is, en/of als de impact van de verandering groot is.

Disfunctionele groepsprocessen.

Burger, Caluwé en Jansen (2010) noemen ook voorbeelden van disfunctionele groepsprocessen:

• Afhankelijkheid. De groepsleider moet beschermen, de groepsleden nemen geen initiatief.
• Vechten / vluchten. Dit uit zich als afschermen, zwijgen, agressie.
• Paarvorming. Emotionele subgroepjes die bij elkaar klonteren, roddelen.

Bij een ERP-software implementatie is het advies om de groep achter de nieuwe werkwijzen te krijgen. Als dit niet lukt dan bestaat de mogelijkheid dat een hechte groep disfunctionele groepsprocessen toont ten opzichte van de ERP-software implementatie.

Veranderingsbereidheid in een groep.

Burger, Caluwé en Jansen (2010) noemen ook punten die een positieve invloed hebben op de veranderingsbereidheid in een groep:

• Het is belangrijk om de informele leiders uit een hechte groep achter een verandering te krijgen. De informele leiders hebben invloed op de overheersende mening van een groep.
• De prestaties van een groep hebben een positieve invloed op de hechtheid van de groep. Het is belangrijk om successen te vieren.
• Ondersteunend leiderschap helpt groepen in te spelen op veranderingen. Vooral als de externe druk om te veranderen in een groep groot is. Dit komt terug op hoe de leider dit met de groep oppakt (zie mijn vorige weblog: http://www.twynstraguddeblog.nl/hetdigitaleziekenhuis/2012/02/waarom-is-leiderschap-een-succesfactor-bij-een-erp-software-implementatie.html).
• De impact van de verandering behapbaar maken voor de groepsleden. Dit kan door voorspelbaarheid, relatief korte duur, niet te veel impact, en een incrementele aanpak.

Gehanteerde literatuur:

Yvonne Burger, Léon de Caluwé, Paul Jansen, Mensen veranderen, Waarom, wanneer en hoe mensen (niet) veranderen, Kluwer, Deventer, 2010.

Waarom is leiderschap een succesfactor bij een ERP-software implementatie?

De afgelopen periode heb ik het boek Mensen veranderen van Burger, Caluwé en Jansen (2010) gelezen. In dit boek wordt een prachtig overzicht gepresenteerd welke inzichten er op individueel niveau te hanteren zijn om verandering te faciliteren. Een ERP-software implementatie is geen onderwerp van het boek. Toch trek ik een aantal parallellen tussen de in het boek samengevatte theorie en mijn praktijkervaringen met het implementeren van informatiesystemen in organisaties.

ERP heeft vaak veranderingen in de structuur tot gevolg.
Het implementeren van ERP heeft in een organisatie vaak als gevolg dat de werkwijzen anders worden. Dit zijn veranderingen in de structuur van de organisatie, die bestaan uit aanpassingen in afdelingen en groepen, processen, rollen en taken. Mensen hebben indirect met een structuurverandering te maken, namelijk via de leidinggevende manager en de groep waarin ze werkzaam zijn. Om deze reden vormen de gedragskenmerken van leidinggevenden (leiderschap) volgens mij een belangrijke succesfactor bij een ERP-software implementatie.

Functioneel manager.
Volgens Burgers, Caluwé en Jansen (2010) is elke leidinggevende zowel functioneel manager als informeel leider. Functioneel gezien geeft de manager richting aan de organisatie door middel van het neerzetten en uitdragen van een strategie, en het coördineren van de uitvoering. Het gedrag van mensen wordt sterk beïnvloed door de manager omdat deze degene is die de doelen stelt, resultaten beoordeelt, beloningen uitdeelt en hulpmiddelen kan organiseren.

Bij een ERP-software implementatie is het uitdragen door het management dat de andere werkwijzen overeen komen met de strategie en de wijze waarop het management de uitvoering wil coördineren van belang voor de acceptatiegraad bij medewerkers. Bijvoorbeeld via beoordelingsgesprekken.

Informeel leider.
Volgens Burgers, Caluwé en Jansen (2010) is een informeel leider iemand die persoonlijke expertise en ervaring uitdraagt, vertrouwen geeft aan en zorgt voor zijn medewerkers. Medewerkers die veel vertrouwen hebben in het management en die van hun managers steun ondervinden, blijken een grote bereidheid te hebben mee te gaan met organisatieverandering.

Bij een ERP-software implementatie is het advies om zo min mogelijk af te wijken van de best practices in het pakket. Medewerkers hebben het vertrouwen nodig dat dit ook een betere werkwijze is, en de mogelijkheid om de nieuwe werkwijze uit te testen.

Naast vertrouwen is ook communicatie van belang.
Volgens Burgers, Caluwé en Jansen (2010) heeft de manager ook invloed op hoe de medewerkers de verandering ervaren. Zo worden het positief ervaren van de verandering en het openstaan voor nieuwe ervaringen beïnvloed door de feedback van de manager. Hoe het management de verandering communiceert, heeft sterke invloed op hoe medewerkers de eerlijkheid van de verandering en de verwachte impact beoordelen.

Bij een ERP-software implementatie is het advies om veel aandacht te besteden aan de communicatie naar de medewerkers. Een valkuil is dat de communicatie vooral gericht is op de implementatie van ERP en het halen van de eindstreep. De communicatie is dan minder gericht op de organisatie en de medewerkers zelf.

Kenmerken van leiders die verandering effectief weten te managen.
Volgens Moran en Brightman (2000) passen de onderstaande kenmerken bij personen die verandering effectief weten te managen:

• Ze presenteerden de verandering in termen van resultaten die zowel de organisatie als het individu aangaan.
• Ze bevorderen een klimaat waarin het mogelijk is de nieuwe situatie uit te testen. 
• Ze leiden de verandering in woord en daad, en zijn aldus een rolmodel. 
• Ze vertonen een voortdurende toewijding aan de verandering om deze zodoende tot een onontkoombare realiteit te maken. 
• Ze hebben nauw contact met medewerkers om het wie, waar, waarom, wat wanneer en hoe van de verandering uit te leggen.

Mensen hebben indirect met een structuurverandering te maken, namelijk via de leidinggevende manager en de groep waarin ze werkzaam zijn. Om deze reden vormen de gedragskenmerken van leidinggevenden (leiderschap) een belangrijke succesfactor bij een ERP-software implementatie. Het is de moeite waard om tijdens een ERP-software implementatie de bij de verandering betrokken managers te ondersteunen in het leiden van de gewenste verandering.

Gehanteerde literatuur:

• Yvonne Burger, Léon de Caluwé, Paul Jansen, Mensen veranderen, Waarom, wanneer en hoe mensen (niet) veranderen, Kluwer, Deventer, 2010.
• Moran, J.W. & Brightman, B.K., Leading organizational change, Journal of Workplace Learning, 12 (No. 2), 2000.

 

Kosten besparen in zorginstellingen met cloud computing

Het concept achter cloud computing is eenvoudig: laat applicaties werken door het gebruik van het Internet, zonder de aanschaf, installatie en beheer van eigen servers. De eigen IT-afdeling beperkt zich tot het beheer van de werkplekken, de browser en de Internet connectie. Applicaties, besturingssystemen, servers en netwerk switches vallen onder het zogenoemde cloud en worden beheerd door de externe IT-leverancier. Cloud computing heeft een aantal voordelen ten opzichte van de traditionele manier van IT-beheer. 

Focus op regie, en niet op IT-beheer.

Cloud computing helpt om als eigen IT-afdeling de slag te maken van het traditionele IT-beheer naar een regie-organisatie. De druk van het draaiende houden van de IT-infrastructuur ligt in de cloud. Er is meer tijd om te focusen op strategische speerpunten.

Lagere overhead.

Upgrades, onderhoud en systeembeheer vinden plaats in de cloud en worden uitgevoerd door de IT-leverancier. Dit scheelt de eigen IT-afdeling de inspanning om al deze werkzaamheden te plannen en in avonden en weekenden uit te voeren.

Eenvoudiger toegang anytime, anywhere.

De cloud staat altijd aan. Dit maakt het eenvoudiger voor zorginstellingen om het nieuwe werken in de kantooromgeving te ondersteunen. Kantoorwerkers hebben op elk moment toegang tot de cloud, dag of nacht. Of het nu via de desktop of het mobieltje is.

Hogere beschikbaarheid.

IT-leveranciers leveren met de cloud een nieuwe dienst. De IT-architectuur is ontworpen om maximale performance en beschikbaarheid te leveren. Uitgevoerd met de nieuwste beveiligingstechnieken. De eigen IT-afdeling kan dit ook bereiken, alleen is het veel lastiger om dit te realiseren met de bestaande, in het eigen rekencentrum aanwezige hardware en software.

Hogere beveiliging.

Voor veel IT-afdelingen is het moeilijk om het niveau van beveiliging en beschikbaarheid te behalen dat door de cloud wordt geleverd. Bijvoorbeeld het maken van afspraken over het aanleveren van nieuwe hardware als er zich een calamiteit voordoet. Dit scheelt in het aangaan van dure contracten.

Sneller nieuwe applicaties in gebruik nemen.

Bij het gebruik van cloud computing, is de hardware en software al geïnstalleerd. Het project kan zich concentreren op het managen van de processen, de verandering, en de inrichting van de software. Dit scheelt in de projectkosten.

Optimalere performance.

De cloud kent dynamisch server capaciteit toe, daar waar de behoefte. Het ene moment is dit meer dan het andere moment. Dit voorkomt de aanschaf van dure servers die een groot deel van de tijd meer capaciteit hebben dan nodig is.

Een ander prijsmodel.

Bij traditioneel IT-beheer is het nodig om vooraf hoge investeringen te doen in licenties, hardware en software. In de cloud wordt betaald voor het gebruik, vaak op basis van een jaarcontract. Dit geeft een betere cash flow en een hogere flexibiliteit.

Lagere kosten.

Het energiegebruik neemt af doordat de hardware in de cloud staat. Er zijn minder vierkante meters nodig voor het eigen rekencentrum. 

Succesvolle ERP in de zorg

Meer en meer zorginstellingen kiezen voor de implementatie van ERP ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. Er zijn vele artikelen geschreven over waarom ERP-implementaties slagen of mislukken. Sleutelwoord hierbij is verandermanagement en laat dit nu één van de kerncompetenties van Twynstra Gudde zijn. Advies: focus bij de keuze voor ERP ook op het ondersteunen van de toekomstige veranderingen in zorginstellingen.

Doelstellingen om voor ERP te kiezen.
Bij de keuze voor ERP gaan zorginstellingen niet over één nacht ijs. Bekende doelstellingen om voor ERP te kiezen zijn:

• Operationeel. Kortere doorlooptijden, lagere voorraden en een verhoogde productiviteit.
• Management. Betere planningen, betere besluiten en een effectiever beheer van mensen, middelen en ruimten.
• Strategisch. Realiseren van lagere kosten in de bedrijfsvoering en een centralisatie van de informatievoorziening.
• IT-infrastructuur. Meer flexibiliteit, IT-kostenreductie en een verbeterde infrastructuur.
• Organisatorisch. Ondersteunen van organisatorische veranderingen en een bedrijfsbrede visie.

Verandermanagement en implementatieprojecten.
In implementatieprojecten is de focus op verandermanagement vaak vanuit een drietal gebieden. Een implementatieproject is hierdoor al een flink en stevig verandertraject.

• De vervanging van de bestaande applicaties en koppelingen door het nieuwe ERP-systeem. Dit heeft voor de ICT-afdeling technische en organisatorische gevolgen. 
• De bedrijfsvoeringsprocessen worden gestandaardiseerd zodat ze aansluiten op de wijze waarop informatie tussen de modulen van het ERP-systeem stroomt. Daarbij is het advies om het “customizen” van de bedrijfsvoeringsprocessen zoveel als mogelijk is te beperken. Dit vergemakkelijkt de upgrade naar nieuwere versies van de software. 
• De rollen en verantwoordelijkheden van de medewerkers gaan veranderen. Het is te adviseren om deze verandering te begeleiden, zodat deze niet omslaat in weerstand.

Vervangingsscenario’s.
Wij zien in de praktijk dat zorginstellingen een drietal scenario’s hanteren voor het vervangen van bestaande applicaties en koppelingen. Onze ervaring is dat “As is vervangen” vaak gehanteerd wordt.

• As is vervangen. Dit scenario gaat uit van het vervangen van de bestaande functionaliteit. Na de vervanging worden pas de nieuwe functionele mogelijkheden van het ERP-systeem geïmplementeerd. 
• Slim overzetten. Dit scenario gaat uit van “as is vervangen”, en waar wenselijk gericht te kiezen voor de nieuwe functionele mogelijkheden van het nieuwe ERP-systeem. 
• Vernieuwen. Dit scenario gaat uit van het zo veel als mogelijk is gebruiken van de nieuwe functionele mogelijkheden van het ERP-systeem.

De Business Case is gebaseerd op hoe de organisatie er nu uitziet.
Vooraf aan een ERP implementatieproject wordt een Business Case opgesteld. Afhankelijk van het gekozen vervangingsscenario worden de baten gerealiseerd. De doorkijk is dat ERP de implementatie van toekomstige veranderingen in zorginstellingen goed kan ondersteunen. En hier komt de desillusie om de hoek. In het selectietraject is geen rekening gehouden met toekomstige veranderingen in de organisatie en de mogelijkheden om het ERP-systeem daaraan aan te passen.

Focus bij de keuze voor ERP ook op de toekomstige veranderingen in zorginstellingen.
Het rendement op ERP wordt gehaald door de gewenste toekomstige veranderingen in zorginstellingen te blijven ondersteunen. De zorg is in beweging en dit zal de komende jaren niet veranderen. Het voor een langere tijd vaststellen hoe de bedrijfsvoeringsprocessen moeten werken en vervolgens vastgieten in beton is niet mogelijk in de zorg. De architectuur van ERP-systemen is hier wel op gebaseerd. Rijk aan functionaliteit en met veel complexe inrichtingskeuzen die op voorhand gemaakt moeten worden. Als het eenmaal staat laat de structuur en filosofie van het ERP-systeem weinig flexibiliteit toe. Het is aan te bevelen dat zorginstellingen die een keuze voor een nieuw ERP-systeem willen maken, zich aanvullend op de business case op een tweetal onderwerpen goed oriënteren:

• Fexibiliteit van het ERP-systeem na de implementatie. Hoe gemakkelijk kunnen toekomstige veranderingen in het ERP-systeem geïmplementeerd worden. Bijvoorbeeld hoe snel een update geïmplementeerd kan worden, en hoeveel inspanning dit vraagt van de zorginstelling?
• Toekomstige veranderingen. Wat is de strategie van de zorginstelling en welke toekomstige veranderingen komen hieruit voort met gevolgen voor het ERP-systeem.

Het regionale EPD volop in de belangstelling

De Eerste Kamer verwerpt het landelijk EPD.
De Eerste Kamer heeft dinsdag 5 april unaniem de voorgestelde wettelijke regeling van het elektronisch patiëntendossier (EPD) verworpen. De leden van de Eerste Kamer hebben bezwaren tegen de opzet. Zij twijfelen aan de bescherming van de privacy van patiënten als het EPD in de huidige vorm landelijk wordt doorgevoerd. De PvdA en de SP pleiten voor geleidelijke invoering op kleine schaal en ‘van onderaf’. EPD’s zouden dus eerst regionaal opgezet moeten worden. Zo is er risicobeperking ten aanzien van de betrouwbaarheid.

De rol van het EPD in de regio
De komende jaren wordt specialisatie door zorginstellingen ondersteund door extramurale samenwerking in de regio steeds belangrijker. Het is voor zorginstellingen een belangrijke manier om winstgevende behandelingen te blijven doen en te zorgen voor meer doelmatigheid, kwaliteit en innovatie. Het regionale EPD speelt daarbij een belangrijke rol. Met deze ontwikkeling en het verwerpen van het landelijk EPD door de Eerste Kamer staat het regionale EPD volop in de belangstelling. Het is de benodigde infrastructuur om extramurale samenwerking mogelijk te maken. Inhoudelijke uitleg van de Eerste Kamer over waarom er twijfel is bij de bescherming van de privacy en betrouwbaarheid blijft moeilijk te vinden. Totdat ik een onderzoeksrapport [1] las over het vertrouwen van zorgverleners in elektronische informatie-uitwisseling en het landelijk EPD. Hierin worden een aantal voor mij herkenbare en bekende knelpunten genoemd die zorgverleners ervaren bij het elektronisch uitwisselen van gegevens. Hierin worden een aantal voor mij herkenbare knelpunten genoemd die zorgverleners ervaren bij het elektronisch uitwisselen van gegevens.

Enkele knelpunten uit het onderzoeksrapport.

• Veel zorginstellingen werken met algemene userid’s en passwords omdat elke keer opnieuw uitloggen en inloggen te veel tijd kost. Hierdoor kunnen onbevoegden toegang hebben tot gegevens van patiënten omdat zorgverleners hun computerscherm onbeheerd achterlaten.
• De toegang tot patiëntendossiers is vaak geregeld via autorisatieprofielen die gebaseerd zijn op de functie en de werklocatie van zorgverleners. De concrete uitwerking van deze profielen verschilt sterk per zorginstelling.
• Zorginstellingen registreren op verschillende wijzen gegevens in de patiëntendossiers. Dit kan komen door een onduidelijke structuur of door het ontbreken van duidelijke richtlijnen hoe gegevens vastgelegd moeten worden.
• Er zijn in de Gezondheidszorg veel problemen met het koppelen van informatiesystemen. Het kan voorkomen dat gegevens verkeerd, gedeeltelijk of helemaal niet geïmporteerd worden in het ontvangende informatiesysteem.

Breng de IT binnen de zorginstelling op orde. 
Bovenstaande knelpunten geven aan dat het uitwisselen van gegevens via het regionale EPD start met het op orde hebben van de IT in de zorginstelling. Op basis van mijn ervaring denk ik dat de onderstaande tips effect hebben.

• Er zijn slimme manieren om het uitloggen en inloggen door zorgverleners snel te laten gebeuren. Bijvoorbeeld door het gebruik van smartcards of biometrie. Dit vraagt om een informatiebeleid in de zorginstelling.
• Maak gebruik van uniforme regels voor het opstellen van autorisatieprofielen en zorg vanuit de zorginstelling voor het naleven van deze regels. Zo wordt voorkomen dat zorgverleners eigen werkwijzen bedenken die voor henzelf handig zijn maar de veiligheid en het vertrouwen niet ten goede komen.
• Zorg voor een eenduidige wijze van het registreren van de kernzorggegevens in de zorginstelling. Dit kan door het patiëntendossier te baseren op een medische kernset van gegevens. Deze gegevens zijn dan ook de basis voor de informatie-uitwisseling met zorgverleners in de regio.
• Het koppelen van systemen wordt gemakkelijker als er overeenstemming is over de definitie en inhoud van de gegevens. Dit kan sneller bereikt worden als zorginstellingen op de eigen medische kernset van gegevens functioneel beheer toepassen.

Door het volgen van deze tips wordt het makkelijker om gegevens op regionaal niveau uit te wisselen, en gaat het succes van een regionaal EPD vergroten.

 

---

[1]  Onderzoeksrapport, Vertrouwen van zorgverleners in elektronische informatie-uitwisseling en het landelijk EPD.  Een juridische en sociaal-wetenschappelijke studie naar de positie van zorgverleners, M.C. Ploem en anderen, Amsterdam/Utrecht: AMC/NIVEL, januari 2011.

 

Wat zijn de top security concerns in de zorg?

Volgens Gartner is Security één van de top 3 management concerns voor CIO’s. Dit is de uitkomst van een onderzoek onder 300 CEO’s, CIO’s en enterprise managers in verschillende bedrijfstakken. Wat zijn de top security concerns in de zorg? Wij hadden bij Twynstra Gudde een bijeenkomst met Hilko Batterink van het adviesbureau b-able. In deze weblog neem ik je mee in de belangrijkste conclusies van deze sessie.

Top security concerns in de zorg. 

• Consumerization. De komst van de smart telefoon is niet te stoppen. Veel specialisten en managers lopen met de nieuwste smart telefoon rond. Het is niet alleen een instrument voor zakelijk gebruik, zoals het lezen van mail. Er worden ook apps gebruikt, en daarmee groeit het applicatielandschap. De verbindingen lopen via het internet, waardoor onbevoegden zich toegang tot het netwerk van de zorginstelling kunnen verschaffen. Het gaat vaak om een zelf gekocht apparaat, waar niet veel beveiliging van te verwachten is.
• Meer virtualisatie. Er is in de zorg een snelle adoptie van virtualisatie. Het levert voordelen op als consolidatie van servers. Er ontbreekt in zorginstellingen vaak nog kennis van het beheren en beveiligen van gevirtualiseerde systemen. Volgens Gartner is 60% van de gevirtualiseerde systemen minder veilig dan de fysieke tegenhanger.
• Cloud computing. De zorg is van oudsher een sector waarin veel gebruik gemaakt wordt van paketten. Er is in toenemende mate de mogelijkheid om gebruik te maken van cloud computing. Zowel voor applicaties in het primair zorgproces als applicaties in ondersteunende processen. Hierdoor neemt het belang van data encryptie en Identity & Acces Management toe. Bij veel zorginstellingen ontbreekt nog een actief beleid op dit gebied.
• Social Media. Het gebruik van social media in de zorg neem toe. Veel werknemers van zorginstellingen zijn bijvoorbeeld op sites als LinkedIn aanwezig. Hierdoor neemt het risico op virussen toe. Vooral als het raadplegen van een social media site gebeurt via het zakelijk netwerk van de zorginstelling.

Wat is nodig om het tij te keren?

• Strategisch denken. ICT is zo belangrijk geworden in zorginstellingen dat een strategische benadering niet meer weg te denken is. Veel zorginstellingen pakken ICT nog knelpuntgericht aan. Hierdoor kan niet goed genoeg met maatregelen op de hierboven genoemde top concerns ingespeeld worden. Met als gevolg dat er alleen pleisters worden geplakt. Het is nodig dat zorginstellingen werken met een informatiebeleid en informatiearchitectuur. 
• Anders denken. De top concerns zorgen ervoor dat het huidige denken over het beheren van systemen niet meer toereikend. Bijvoorbeeld de gedachte dat een DMZ alleen veilig is, is niet meer voldoende. Er zijn ook andere maatregelen nodig, wat vraagt om anders denken over beheer.
• Calamiteitenplanning. Mocht het noodlot toeslaan, dan is het belangrijk om terug te kunnen vallen op een getoetst calamiteitenplan. Het gevolg van digitalisering is bijvoorbeeld papierloos werken. Kan de zorg verder werken als de computers uitvallen?
• Security is belangrijk. De technologische trends volgen elkaar steeds sneller op. Dit vraagt om de flexibiliteit om op dit gebied als zorginstelling bij te blijven. Het is goed om de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op dit gebied helder in de organisatie te beleggen.

 

Gaan we over op het persoonlijk zorgdossier?

Wat is een persoonlijk zorgdossier?
Een persoonlijk zorgdossier is een centrale plaats waar mensen hun persoonlijke aan de zorg gerelateerde gegevens kunnen opslaan en organiseren. Dit gebeurt gescheiden van de door de zorgverlener opgeslagen en georganiseerde gegevens. Er worden in de literatuur een aantal voordelen van persoonlijke zorgdossiers genoemd:

• de patiënt is de baas over de eigen gegevens. De patiënt kan controleren welke informatie over hem door zorgverleners is opgeslagen, en wie de gegevens opvraagt.
• de patiënt en de zorgverleners hebben overal en altijd toegang tot de over de patiënt opgeslagen gegevens.
• de patiënt krijgt de regie over zijn eigen ziekte, door met het verkregen inzicht actief zijn ziekte te beïnvloeden.
• de patiënt kan door het omgaan met de gegevens het begrip over de eigen ziekte vergroten, wat de relatie zal verbeteren tussen zorgverleners en patiënt.
• Uiteindelijk gaan de kosten van de gezondheidszorg dalen doordat patiënten door het gebruik van een persoonlijk zorgdossier bewuster omgaan met de eigen ziekte.

Waarom is het persoonlijk zorgdossier in opkomst?
Het afgelopen decennium is er een explosieve groei geweest van het gebruik van internet. Dit heeft geleid tot het ontstaan van de e-health beweging. Volgens Teun Stiger is e-health het gebruik van nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, en vooral internettechnologie, binnen de relatie tussen een zorgverlener en een patiënt. De grote belofte van e-health is dat het de gezondheidszorg voorgoed zal veranderen door het verhogen van de veiligheid, de kwaliteit, het verlagen van de kosten en vergroten van de regie over de eigen ziekte voor de patiënt. Voorbeelden van e-health toepassingen zijn telemedicine, elektronisch voorschrijven, en het persoonlijke zorgdossier.

Het persoonlijke zorgdossier is vooral in opkomst door de belofte dat de patiënt de regie krijgt over de eigen ziekte. Het zal het gedrag van de patiënt veranderen van passief naar het actief zoeken van informatie en het regisseren van de eigen ziekte in nauwe samenwerking met zorgverleners. Het is de verwachting dat het persoonlijke zorgdossier zorgt voor nieuwe structuren tussen zorgverleners onderling, en tussen zorgverleners en patiënten.

Wat zijn de verschijningsvormen van een persoonlijk zorgdossier?
Er zijn een aantal verschijningsvormen van het persoonlijk zorgdossier te onderkennen.

• Stand-alone. Dit is het zorgdossier bij de patiënt thuis. Het is niet gekoppeld, en vaak nog op papier. Het uitwisselen van gegevens met zorgverleners vindt plaats op de traditionele wijze als faxen en mail.
• Instellingsgebonden. Dit is het zorgdossier wat zorginstellingen beschikbaar stellen aan patiënten. Het is een beperkte kijkfunctie op de over de patiënt opgeslagen medische gegevens bij de zorginstelling. De kijkfunctie is vaak omringd met extra functionaliteiten zoals online afspraken maken, het bijhouden van een persoonlijk dagboek, of het stellen van vragen aan de specialist.
• Doelgroepgericht. In Amerika zijn er meerdere persoonlijke zorgdossiers gericht op doelgroepen. In Nederland komen deze naar mijn weten niet of nog weinig voor. Het kenmerk van doelgroepgericht is dat er een integratie is tussen de verzekeringspolis bij een zorgverzekeraar, elektronisch declareren, herhaalrecepten, en verschillende zorgverleners die ketengericht samenwerken. Het voorbeeld was Diavitaal, zie dit persbericht: Ohra staakt diavitaal zorg. Dit initiatief is gestopt omdat het in Nederland zijn tijd te ver vooruit was.
• Regionale EPD’s en het Landelijke EPD. Zorgverleners maken voor het bijhouden van een medisch dossier gebruik van verschillende werkwijzen en oplossingen. Huisartsen en apothekers gebruiken bijvoorbeeld al vele jaren speciale informatiesystemen. Vaak zijn deze systemen in kleinere of regionale clusters gekoppeld om onderling berichten uit te wisselen. Het landelijke EPD behelst het op landelijke schaal veilig koppelen van deze systemen. Het belangrijkste doel hiervan is dat de gegevens van de patiënt beschikbaar zijn in situaties waarbij dit van belang is. De patiënt kan ook zelf controleren waar zijn medische gegevens staan en wie ze bekeken heeft. Inzage is aan strikte regels gekoppeld en wordt gecontroleerd. Het is denkbaar dat persoonlijke zorgdossiers straks gevoed kunnen worden vanuit het landelijk EPD en dat omgekeerd de inhoud van het door de patiënt ingevulde deel van het zorgdossier via het landelijk EPD beschikbaar is voor zijn zorgverleners.
• Consumentgericht. Google en Microsoft hebben ieder een eigen persoonlijk zorgdossier op de markt gebracht. Deze applicaties zijn voor de consument ook interessant als deze niet ziek is. Bijvoorbeeld om zelf gegevens bij te houden om gezond te blijven (diëten, afvallen, sporten). Of om de gegevens bij te houden van de zorgverzekeraar, de zorgpolis, en declaraties. En als de consument een ziekte heeft, dan zijn medische gegevens over de ziekte in de applicatie te bewaren.

Wordt het persoonlijk zorgdossier al gebruikt?
Ondanks de potentie die aan een persoonlijk zorgdossier wordt gegeven, zijn er juist tegengestelde berichten te bespeuren. Per verschijningsvorm een toelichting.

• Het instellingsgebonden persoonlijk zorgdossier heeft zijn weg gevonden. Er zijn meerdere zorginstellingen die een persoonlijk zorgdossier met succes beschikbaar stellen. Bijvoorbeeld in de GGZ.
• De initiatieven rondom doelgroepgerichte persoonlijk zorgdossiers lopen minder hard. Hiervoor noemde ik het voorbeeld van Diavitaal. Er zijn wel andere initiatieven, zoals Medicom.
• Rondom het landelijk EPD is veel gedoe. Niet alleen in Nederland, maar ook in bijvoorbeeld Engeland zoals in dit persbericht staat: Britse patiënten kijken EPD niet in. Er gaan ook verhalen dat Denemarken, Japen en Singapore wel succesvol zijn. 
• Aan de komst van Microsoft en Google hangen grote verwachtingen. Maar beide systemen zijn nog niet op de Nederlandse markt beschikbaar. De verwachting is dat deze grote bedrijven de Nederlandse leveranciers van applicaties gaan bewegen om op basis van standaarden gegevens te ontsluiten.

Welke factoren spelen een rol in de adoptie van een persoonlijk zorgdossier?
Er worden een aantal factoren genoemd die een rol spelen in de adoptie van een persoonlijk zorgdossier.

• Techniek. Het uitwisselen van gegevens tussen één of meerdere applicaties van zorginstellingen is al een lastige opgave. Het vullen van een persoonlijk zorgdossier zoals Google of Microsoft lijkt nog lastiger. Het vraagt om standaard gegevenssets en de wil van zorginstellingen en leveranciers om op basis van standaarden gegevens te ontsluiten.
• Veiligheid. Er is veel te doen rondom de veiligheid van het landelijk EPD. Aan de authenticatie en autorisatie van een zorgverlener worden hoge eisen gesteld. Toch blijft er nog een mist hangen van onveiligheid en misbruik van gegevens.
• Toepasselijkheid. De gegevens die in een persoonlijk zorgdossier staan moeten er toe bijdragen dat de patiënt de regie over zijn ziekte kan voeren. Begripvolle informatie ontstaat vaak door er kennis over op te bouwen, zoals gesprekken met de specialist of het lezen van andere informatie.
• Gedragsverandering. Het is wetenschappelijk bewezen dat hoger opgeleide mensen gezonder en langer leven dan minder hoog opgeleide mensen. Het hogere doel van een persoonlijk zorgdossier is dat mensen de regie gaan voeren op de eigen ziekte en gezondheid. De vraag is of hiermee een grote groep mensen wordt aangesproken om een persoonlijk zorgdossier te gaan gebruiken.
• Nut en noodzaak. Gelukkig is niet iedereen ziek. Op het moment dat iemand ziek zal de nut en noodzaak van een persoonlijk zorgdossier duidelijker worden. Maar als de ziekte over is, dan wordt het persoonlijk zorgdossier waarschijnlijk weer minder of niet gebruikt.

Wat zijn de aanbevelingen voor het digitale ziekenhuis?
Veel ziekenhuizen starten met of gebruiken al een instellingsgebonden persoonlijk zorgdossier. Het is een belangrijke stap in de verandering van de werkwijzen van een ziekenhuis. Het vraagt ook om een volwassen opererende informatiefunctie en het werken met gestandaardiseerde gegevenssets tussen specialismen en afdelingen. Dit gaat ziekenhuizen helpen om aan te sluiten op een landelijk persoonlijk zorgdossier.

Geraadpleegde artikelen.

• Banking on health: personal records and information exchange, Marion J. Ball and Jonathan Gold, Journal of Healthcare Information Management, Vol. 20, No. 2.
• E-health: praatpalen op de elektronische snelweg, Teun Stigter, Zorgspecial 2005, nr3.
  Personal Health Records: key adoption issues and implications for management, Mahesh S. Raisinghani and Erika Young, Int. J. Electronic Healthcare, Vol. 4, No. 1, 2008.
• Information gap: can health insurer personal health records meet patient’s and physician needs?, Joy M. Grossman, Teresa Zayan Caban, and Nicole Kemper, Health Affairs, Volume 28, Number 2.
• Google Health en Microsoft Healthvault: persoonlijk zorgdossier nuttige aanvulling op EPD. Bron: Internet, Auteur onbekend.
• Protecting patient privacy through health record trusts, David B. Kendall, Health Affairs, Volume 28, no. 2.
• What it takes: characteristics of the ideal personal health record, James S. Kahn, Veenu Aulakh, and Adam Bosworth, Health Affairs, Volume 28, no. 2.
   

20 architectuurprincipes voor het digitale ziekenhuis van de toekomst

De ziekenhuis-referentiearchitectuur.
In 2009 heb ik de ziekenhuis-referentiearchitectuur ontwikkeld en bij meerdere ziekenhuizen toegepast. Vaak wordt mij gevraagd welke principes liggen onder de ziekenhuis-referentiearchitectuur. Hieronder benoem ik de architectuurprincipes voor het digitale ziekenhuis van de toekomst. Er zijn meerdere invalshoeken te onderkennen om de architectuurprincipes te beschrijven. Ik hanteer de invalshoeken van de cliënt, de zorgprofessional, samenwerkingspartners, en het management.

Social media in de zorg

Wat is  social media?
Voor mij is social media het gebruik maken van media om te socialiseren met anderen. Dit kunnen bekenden of onbekenden zijn. Ik schrijf bijvoorbeeld mijn mening over een camping op een beoordelingssite. Vervolgens krijg ik een mail van een mevrouw die ik niet ken, en die aan mij een aantal vragen over de camping stelt. Ze is van plan om naar de camping te gaan, en wil graag wat specifieke informatie. Een ander voorbeeld is Hyves, waar ik lid ben van een groep voor ouders van te vroeg geboren kinderen. Ik reageer op berichten van onbekenden door onze ervaringen met onze te vroeg geboren zoon te delen. En onbekenden reageren weer op berichten van mij.